Comme beaucoup de nos utilisateurs, vous devez émettre des factures récurrentes, prévisionnels, abonnements dans le cadre de votre activité. Voici comment la mettre en place sur Axonaut

Attention ! Il ne faut surtout pas créer les factures en avance. Les numéros des factures doivent se suivre chronologiquement.

Comment créer un prévisionnel ?

1) Créez une commande soit en validant un devis ou depuis la fiche client dans "devis, commandes et factures en cours". Découvrez le principe d'une commande dans cet article.

2) Cliquez sur "Ajouter un prévisionnel" dans la commande:

3) Dans ce prévisionnel, vous pouvez saisir :

  •  un titre, par exemple « Abonnement XYZ »

  • Un type, « ponctuel » ou « récurrent », dans votre cas « récurrent »

  • Une date de début (la date de la 1ere facture que vous émettrez, exemple le 15 juin 2020). Elle doit être dans la futur également.

  • Une date de fin (qui peut être vide si vous êtes en tacite reconduction avec le client, sinon mettez le 16 août si vous facturez 3 fois ce client jusqu’au 15 août)

  • Une fréquence de facturation en mois, exemple « 1 » mois.

  • Vous choisissez si l'envoi se fait manuellement ou automatiquement. En effet, dans le menu "Génération automatique de facture", vous pouvez choisir générer et envoyer. Si vous ne souhaitez pas un envoi et une génération automatique, vous pourrez générer la facture et l'envoyer depuis Pilotage, Administratif et l'onglet "Factures à émettre" :)

  • En-dessous vous pouvez saisir le modèle de la facture que vous générerez tous les mois.
    ** Astuce : Axonaut vous pré-rempli votre modèle de facture à partir du devis qui a servi à générer la commande **

  • Et vous validez.

Maintenant, dans la commande client, vous avez donc un prévisionnel qui indique :

  • Abonnement XYZ récurrent du 15 juin au 16 août 2020 tous les mois

** Astuce : dans votre modèle de facture, vous pouvez mettre [LAST_MONTH], [CURRENT_MONTH] ou [NEXT_MONTH] pour qu’Axonaut remplace ces termes respectivement par mai 2020, juin 2020, juillet 2020 au moment de générer la facture. Pratique si vous voulez faire figurer le mois dans votre facture.

Note: Une facture ne s'est pas générée automatiquement ? Si vous avez créé une facture manuellement dans cette même commande, cela décale la date de création prévue. En effet, il y aura un délai de "sécurité" de 20 jours. Il faudra créer ces factures hors prévisionnel en dehors de la commande.

Mettre fin au prévisionnel

Vous souhaitez mettre fin au prévisionnel plus tôt que prévu ? Pour cela, rendez vous dans la commande, modifier le prévisionnel et ajouter une date de fin. Sans cela, des factures continueront à être générées si vous avez optez pour la génération automatique :).

Pour toutes questions supplémentaires, n'hésitez pas à revenir vers nous via l'Axobot en bas à droite 😉

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