La gestion des devis est une étape cruciale dans le processus commercial d’une entreprise. Un devis bien élaboré sert de base à la relation contractuelle entre le fournisseur et le client, définissant les termes, les conditions et les prix des services ou produits proposés. Cependant, il arrive fréquemment que des modifications soient nécessaires après la création initiale du devis, que ce soit en raison de demandes spécifiques du client, d’ajustements de prix ou de modifications des conditions de vente.
Axonaut, en tant que logiciel de gestion d’entreprise complet, offre des fonctionnalités intuitives pour modifier ou supprimer des devis, qu’ils soient en attente ou déjà acceptés.
Comprendre les statuts des devis dans Axonaut
Avant de plonger dans les étapes de modification, il est essentiel de comprendre les différents statuts que peut avoir un devis dans Axonaut :
- Devis en attente : Il s’agit des devis qui ont été créés et envoyés au client, mais qui n’ont pas encore été acceptés ou refusés.
- Devis accepté : Ce sont les devis que le client a validés, souvent transformés en commandes ou en factures par la suite.
- Devis refusé : Ces devis ont été rejetés par le client ou annulés pour diverses raisons.
La possibilité de modifier ou de supprimer un devis dépend de son statut actuel.
Modifier un devis en attente
Les devis en attente sont les plus simples à modifier, car ils n’ont pas encore été validés par le client. Pour apporter des modifications à un devis en attente dans Axonaut, suivez ces étapes :
- Accéder à la liste des devis en attente :
- Dans le menu principal, cliquez sur « Devis & Commandes », puis sélectionnez « Devis en attente ».
- Sélectionner le devis à modifier :
- Parcourez la liste pour trouver le devis concerné.
- Cliquez sur le bouton « Plus d’options » (représenté par un carré bleu) à côté du devis, puis choisissez « Modifier ».
- Apporter les modifications nécessaires :
- Une fois dans l’interface de modification, ajustez les informations requises, qu’il s’agisse des produits, des quantités, des prix ou des conditions.
- Enregistrer les modifications :
- Après avoir effectué les changements, assurez-vous de sauvegarder le devis mis à jour pour que les modifications soient prises en compte.
Modifier un devis accepté
Modifier un devis déjà accepté par le client nécessite une approche différente, car il est souvent lié à une commande ou à une facture. Voici la procédure à suivre :
- Accéder aux commandes en cours :
- Dans le menu « Devis & Commandes », sélectionnez « Commandes en cours ».
- Sélectionner la commande associée au devis :
- Trouvez la commande liée au devis que vous souhaitez modifier et cliquez sur son nom pour l’ouvrir.
- Modifier la commande :
- En haut à droite de l’écran de la commande, cliquez sur le bouton « Modifier ».
- Supprimer la commande si nécessaire :
- Si vous devez annuler la commande pour modifier le devis, cliquez sur l’icône de la poubelle noire située en bas de la commande.
- Cette action remettra le devis à l’état « en attente », vous permettant de le modifier en suivant les étapes précédemment décrites.
Remarques importantes
- Il n’est pas possible de supprimer une commande qui contient des documents associés, tels que des factures, des bons de livraison ou des prévisionnels.
- Si vous ne voyez pas l’icône de la poubelle noire pour supprimer la commande, cela signifie que vous n’avez pas les autorisations nécessaires. Dans ce cas, contactez votre administrateur Axonaut pour obtenir les droits appropriés.
Supprimer un devis en attente
Si vous souhaitez supprimer un devis en attente, procédez comme suit :
- Accéder à la liste des devis en attente :
- Naviguez vers « Devis & Commandes » > « Devis en attente ».
- Sélectionner le devis à supprimer :
- Cliquez sur le bouton « Plus d’options » (carré bleu) à côté du devis concerné, puis choisissez « Modifier ».
- Supprimer le devis :
- En bas de l’écran de modification, cliquez sur l’icône de la poubelle noire pour supprimer le devis.
Supprimer un devis accepté
La suppression d’un devis accepté suit une procédure similaire à sa modification :
- Accéder aux commandes en cours :
- Allez dans « Devis & Commandes » > « Commandes en cours ».
- Sélectionner la commande associée :
- Cliquez sur le nom de la commande liée au devis que vous souhaitez supprimer.
- Supprimer la commande :
- En haut à droite, cliquez sur « Modifier ».
- En bas de l’écran, cliquez sur l’icône de la poubelle noire pour supprimer la commande.
Cette action remettra le devis à l’état « en attente », vous permettant de le supprimer en suivant les étapes mentionnées précédemment.
Petit conseil Axonaut : si un client refuse un devis, le mieux sera de le refuser en cliquant sur le bouton jaune dans un devis en attente et devis refusé. Ainsi, vous aurez un suivi des devis refusés 😉
Pour toutes questions supplémentaires, n’hésitez pas à revenir vers nous via l’Axobot en bas à droite. 😉
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