Vous souhaitez mettre en place des factures récurrentes, abonnements, prévisionnels sur Axonaut ? Suivez notre tutoriel en images !
Comme beaucoup de nos utilisateurs, vous devez émettre des factures récurrentes, prévisionnels, abonnements dans le cadre de votre activité. Voici comment la mettre en place sur Axonaut.
Attention ! Il ne faut surtout pas créer les factures en avance. Les numéros des factures doivent se suivre chronologiquement.
Pourquoi utiliser des factures récurrentes ?
Les entreprises qui facturent régulièrement les mêmes clients peuvent bénéficier de l’automatisation des factures récurrentes. Voici quelques avantages clés :
- Gain de temps : Plus besoin de créer manuellement des factures chaque mois ou trimestre.
- Réduction des erreurs : L’automatisation limite les oublis et les erreurs de saisie.
- Amélioration de la gestion de la trésorerie : Les encaissements sont mieux prévisibles.
- Professionnalisme accru : L’envoi automatique des factures montre une organisation efficace.
Comment créer un prévisionnel ?
1. Accéder à la section Facturation
Pour configurer une facture récurrente, connectez-vous à votre compte Axonaut et accédez à l’onglet Facturation. Une fois dans cet espace, vous pouvez voir la liste de vos factures existantes et accéder aux paramètres de création.
2. Créer une nouvelle facture récurrente
- Cliquez sur « Nouvelle facture ».
- Remplissez les informations habituelles : client, description des services ou produits, prix, TVA.
- Dans la section « Récurrence », activez l’option « Facture récurrente ».
- Définissez la fréquence de récurrence : mensuelle, trimestrielle, annuelle ou autre.
- Choisissez la date de départ et la durée de l’abonnement.
- Vous pouvez aussi préciser si la facture doit être envoyée automatiquement au client ou simplement générée pour validation.
3. Automatiser l’envoi et le paiement
Axonaut propose des options pour automatiser le processus :
- Envoi automatique : Vos clients reçoivent directement la facture sans intervention manuelle.
- Paiement automatique : En liant un système de paiement comme Stripe ou GoCardless, vous pouvez prélever automatiquement vos clients.
4. Suivi des factures récurrentes
Une fois configurées, vous pouvez suivre vos factures récurrentes via l’onglet « Facturation » :
- Accédez à la liste des factures récurrentes.
- Consultez l’état des paiements.
- Modifiez ou arrêtez une récurrence en fonction des besoins.
** Astuce : dans votre modèle de facture, vous pouvez mettre [MONTH-1], [MONTH] ou [MONTH+1], vous pourrez ainsi choisir le mois en cours, le ou les mois précédents ou le ou les mois prochains. Pratique si vous voulez faire figurer le mois dans votre facture.
Note : Une facture ne s’est pas générée automatiquement ? Si vous avez créé une facture manuellement dans cette même commande, cela décale la date de création prévue. En effet, il y aura un délai de « sécurité » de 20 jours. Il faudra créer ces factures hors prévisionnel en dehors de la commande.
Mettre fin au prévisionnel
Vous souhaitez mettre fin au prévisionnel plus tôt que prévu ? Pour cela, rendez-vous dans la commande, modifier le prévisionnel et ajouter une date de fin. Sans cela, des factures continueront à être générées si vous avez opté pour la génération automatique :).
Bonne pratique pour optimiser la gestion des abonnements
1. Informer vos clients
Assurez-vous que vos clients sont bien informés de la récurrence des factures, des dates de prélèvement et des conditions d’annulation.
2. Automatiser les relances
Axonaut permet d’envoyer des relances automatiques pour les paiements en retard. Activez cette option pour améliorer votre recouvrement sans effort supplémentaire.
3. Analyser les données
Utilisez les tableaux de bord d’Axonaut pour analyser la performance de vos abonnements : taux de renouvellement, paiements en attente, etc.
4. Faciliter les modifications
Vos clients peuvent avoir besoin de modifier leur abonnement (changement de formule, ajustement des prix). Axonaut permet de modifier une facture récurrente facilement sans devoir annuler l’abonnement et en créer un nouveau.
Pour toutes questions supplémentaires, n’hésitez pas à revenir vers nous via l’Axobot en bas à droite. 😉
En savoir plus sur cette thématique :
- Comment gérer ses factures d’abonnement ?
- Facture récurrente : gérez mieux vos abonnements !
- Logiciel de gestion des abonnements et de la facturation récurrente
- Comment modifier/supprimer une facture ?
- Abonnement Axonaut : on vous explique tout !
- Comment faire une facture ? (+modèles)
- Comment faire une facture à un particulier ?