Gérer ses dépenses devient simple avec Axonaut ! Découvrons ensemble les différentes fonctionnalités mises à votre disposition.

I- Fournisseurs

Dans la partie "Fournisseurs" du menu "Dépenses/Fournisseurs" vous avez la possibilité de centraliser l'ensemble de vos fournisseurs. Vous détiendrez les informations suivantes :

  • Nom du fournisseur
  • Le(s) contact(s)
  • La catégorie du fournisseur
  • Le coût total de ce fournisseur pour votre structure
  • Le coût sur l'année en cours
  • Le récurrent si il s'agit d'une dépense récurrente (loyer par exemple)
  • La date de 1ère et dernière dépense
  • Le dernier échange (email, téléphone, rdv)

C'est à partir de cette interface que vous pourrez aussi créer vos fournisseurs grâce au bouton : "Ajouter un fournisseur"

En cliquant sur 1 fournisseur, vous serez amené sur sa "fiche fournisseur". Ici toutes les informations seront centralisées : échanges, coordonnées, contacts, commandes, documents...

II- La liste des dépenses

Cela ressemble à un tableau où seront indiqués toutes vos dépenses, triées par date. Vous pourrez filtrer, rechercher rapidement des dépenses pour trouver le justificatif par exemple.

1) Ajouter une dépense

Pour ajouter une dépense, c'est tout simple ! Cliquez sur le bouton "Ajouter une dépense. Cela ouvrira une interface où les champs nécessaires serviront à créer cette dernière.

Vous renseignerez :

  • Le libellé de la dépense
  • Le fournisseur
  • Le type de dépense (comptable)
  • La date de dépense
  • Le montant TTC et la TVA
  • S'il s'agit ou non d'une note de frais

Mais comme nous souhaitons vous faire gagner du temps sur cette tâche chronophage, vous avez la possibilité d'utiliser notre technologie OCR. En effet, en téléchargeant directement votre justificatif de dépense, Axonaut le lira et remplira les champs à votre place !
Si vous souhaitez en savoir plus, voici un article détaillé : L'OCR dans Axonaut

A la fin de votre exercice comptable ou lorsque vous en avez besoin, il est possible d'exporter ce tableau dans le format souhaité par votre comptable et/ou logiciel comptable.

IIII- Les Commandes

Il peut s'avérer que vous ayez besoin de créer des commandes/dépenses récurrentes et des bons de commande pour vos fournisseurs. Cela est possible dans Axonaut. Voyons ensemble comment faire !

1) Les commandes récurrentes

L'abonnement téléphonique, le loyer, les forfaits, les logiciels sont souvent des coûts récurrents. C'est pour cela que Axonaut vous permet de les créer. Cela permettra d'indiquer à Axonaut que cette dépense revient mensuellement par exemple. Il adaptera ainsi votre prévisionnel de trésorerie automatiquement.

Pour ce faire, il faut cliquer sur "Ajouter une commande fournisseur". Une interface s'ouvrira avec les informations suivantes :

La seule différence avec une dépense classique sera de renseigner "Récurent" à la place de "Ponctuel". Ainsi vous mettrez les dates, la récurrence.

Pour en savoir plus, voici un article dédié : les dépenses récurrentes dans Axonaut

2) Les Bons de commande

Pour créer des Bons de commande dans Axonaut, il suffit de suivre la procédure ci-dessus mais en l'adaptant.
En effet, il faut créer votre commande normalement > la valider. Vous arriverez sur cette interface :

Il suffira de cliquer sur le "+" dans la partie "Bons de commande". L'espace d'édition du Bon de commande s'ouvrira pour remplir les informations nécessaires et vous validez.

Votre Bon de commande est créé !

Vous pourrez l'envoyer par mail à votre fournisseur, de manière simple !

IV- Les Notes de frais et Indemnités Kilométriques

1) Les Notes de frais

Vous ou vos salariés faites des Notes de frais au nom de l'entreprise ? Axonaut vous permet de les créer en quelques clics !

Cliquez sur "Ajouter une note de frais" et rentrez les informations comme pour une dépense. L'OCR vous permettra de gagner du temps.
De plus, il est possible de prendre la photo de votre justificatif directement depuis votre portable et l'application Axonaut disponible sur Android et iOS.

2) Indemnités Kilométriques

Comme pour les NDF, il est possible de saisir vos indemnités kilométriques directement depuis Axonaut. Pour cela :

  • Rentrez l'adresse de départ
  • Rentrez l'adresse d'arrivée
  • Les CV de votre véhicule

Automatiquement Axonaut calculera :

  • Les kilomètres parcourus en lien avec GoogleMaps
  • Le montant de l'indemnité en liaison directe avec l'URSSAF et le barème kilométrique

Bien entendu, si vous avez des questions ou besoin d'aide, n'hésitez pas à nous contacter via le chat en bas à droite de votre écran 😉

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